Asistent AI pentru baza de cunoștințe
Asistent AI pentru angajați,din procedurile firmei.
Asistentul AI pentru baza de cunoștințe internă lucrează pentru colegii tăi, nu pentru clienți. Răspunde la întrebări despre concedii, decontări, proceduri de lucru sau reguli interne, folosind doar documentele aprobate, și arată de unde a luat informația.
Procedurile există, dar oamenii întreabă tot un coleg
Regulamentul intern, procedura de decont și instrucțiunile de lucru sunt undeva pe SharePoint sau într-un folder comun. În practică, angajații întreabă pe chat pe cine știu că știe. Răspunsul variază, iar colegii experimentați sunt întrerupți constant.
- Documentele sunt împrăștiate și au versiuni diferite, iar căutarea după cuvinte cheie nu găsește răspunsul
- HR și IT răspund de multe ori pe săptămână la aceleași întrebări simple
- Noii angajați nu știu unde să caute și ezită să întrebe de fiecare dată
- Răspunsurile date din memorie pot contrazice procedura oficială
Pentru cine este
- Companii cu zeci sau sute de angajați și proceduri documentate în mai multe locuri
- Departamente de HR, IT sau calitate care răspund zilnic la aceleași întrebări interne
- Echipe cu rotație mare sau angajări frecvente, unde integrarea noilor colegi durează
- Firme cu proceduri operaționale stricte (producție, logistică, servicii reglementate)
Ce face asistentul AI pentru angajați
- 01
Răspunde din documentele oficiale
Formulează un răspuns scurt pe baza procedurilor și politicilor aprobate, nu din cunoștințe generale.
- 02
Citează sursa
Afișează documentul și secțiunea din care provine răspunsul, ca angajatul să poată verifica.
- 03
Explică pașii unei proceduri
Transformă o procedură lungă într-o listă de pași aplicabilă situației descrise de angajat.
- 04
Ajută la integrarea noilor colegi
Răspunde la întrebările din primele săptămâni: unde găsesc, pe cine anunț, ce formular completez.
- 05
Trimite la persoana potrivită
Când întrebarea cere o decizie sau o excepție, indică departamentul sau persoana responsabilă.
- 06
Semnalează golurile din documentație
Întrebările fără răspuns în documente sunt adunate într-o listă pentru echipa care le întreține.
Cum funcționează
Cum primește un angajat răspunsul
Pașii marcați cu galben sunt validați de un om.
- Intrare
- Acțiune
- AI
- Om în buclă
- Rezultat
- 01
Intrare
Întrebarea angajatului
Un coleg întreabă în Teams, Slack sau pe intranet, de exemplu despre decontul unei deplasări.
- 02
Acțiune
Caută în proceduri
Asistentul găsește pasajele relevante doar în documentele la care angajatul are acces.
- 03
AI
Formulează răspunsul
Rezumă pașii aplicabili și atașează trimiterea către document și secțiune.
- 04
Om în buclă
Responsabilul decide excepțiile
Situațiile care cer o aprobare sau o interpretare ajung la HR, IT sau manager.
- 05
Rezultat
Răspuns cu sursă
Angajatul primește pașii și linkul către procedura oficială.
Ce documente și instrumente folosește asistentul intern
- Proceduri operaționale, regulament intern, politici de HR, IT și securitate, în versiunea aprobată
- Instrucțiuni de lucru și ghiduri pentru aplicațiile interne
- Liste de contacte pe departamente și responsabilități
- Drepturile de acces existente, ca fiecare angajat să vadă doar ce are voie
- Întrebări frecvente colectate de la HR și IT, folosite ca set de test
Integrări posibile
- SharePoint și OneDrive
- Microsoft Teams
- Slack
- Google Drive
- Confluence
- Notion
- Intranet propriu
- Microsoft Entra ID / Google Workspace pentru autentificare
- SharePoint și OneDrive
- Microsoft Teams
- Slack
- Google Drive
- Confluence
- Notion
- Intranet propriu
- Microsoft Entra ID / Google Workspace pentru autentificare
Compatibilitatea fiecărei integrări se verifică în faza de analiză, pentru sistemele și versiunile pe care le folosești.
Control și transparență
Ce validează un om
- Ce documente intră în asistent și care este versiunea oficială a fiecăruia
- Răspunsurile la întrebări cu impact asupra drepturilor angajaților (salarizare, sancțiuni, concedii speciale)
- Orice excepție de la procedură, care rămâne decizia responsabilului
- Lista de întrebări fără răspuns, revizuită periodic de proprietarii documentelor
Limite și cum le gestionăm
- Asistentul reflectă documentele pe care le primește, așa că funcționează cel mai bine când fiecare procedură are un proprietar care o ține la zi
- Nu interpretează legislația muncii și nu oferă consultanță juridică
- Nu ia decizii în numele HR sau al managerului, doar explică regula scrisă
- Informația care nu este scrisă nicăieri nu poate fi găsită, iar lista de întrebări fără răspuns arată ce merită documentat
Cum măsurăm calitatea răspunsurilor interne
Stabilim împreună indicatorii înainte de lansare și îi urmărim după. Valorile depind de proces, date și volum.
- Corectitudinea răspunsurilor
- HR și IT verifică un set de întrebări reale și marchează răspunsurile corecte, parțiale sau greșite
- Calitatea citărilor
- Verificăm pe eșantion că documentul și secțiunea citate susțin efectiv răspunsul dat
- Întrebări fără răspuns
- Urmărim câte întrebări nu găsesc sursă și din ce domenii, ca să știm ce documente lipsesc
- Respectarea drepturilor de acces
- Testăm cu conturi de roluri diferite că documentele restricționate nu apar în răspunsuri
Cum implementăm asistentul intern
- 01
Inventarul documentelor
Stabilim ce proceduri și politici intră, cine le deține și care e versiunea oficială.
- 02
Conectarea surselor și a drepturilor
Conectăm sursele cu permisiunile existente, ca asistentul să respecte aceleași reguli de acces.
- 03
Test cu întrebări reale
Folosim întrebările primite de HR și IT pentru a verifica răspunsurile și citările înainte de lansare.
- 04
Lansare pe un departament
Pornim cu un grup de angajați, colectăm feedback și extindem după ce răspunsurile sunt stabile.
Exemple de utilizare
Exemplele de mai jos sunt scenarii conceptuale, nu implementări livrate.
- Producție
Instrucțiuni de lucru pe tură
Un operator nou întreabă ce verificări face la pornirea unei linii, iar asistentul afișează pașii din instrucțiunea de lucru și numele documentului.
Exemplu conceptual - Servicii profesionale
Decontul unei deplasări
Un consultant întreabă ce documente îi trebuie pentru decont, iar asistentul listează pașii din procedură și trimite la formularul corect.
Exemplu conceptual - Rețea de clinici
Proceduri administrative interne
Personalul administrativ întreabă cum se arhivează un tip de document intern, iar asistentul răspunde din procedura aprobată, fără acces la dosarele pacienților.
Exemplu conceptual
Întrebări frecvente
Prin ce diferă de o bază de cunoștințe pentru clienți sau de un chatbot de suport?
Este gândit pentru angajați și pentru documente interne: proceduri, politici, instrucțiuni de lucru. Respectă drepturile de acces ale fiecărui coleg și trimite la responsabilii interni.
Ce se întâmplă dacă asistentul nu găsește răspunsul?
Spune clar că nu a găsit informația în documentele disponibile, nu completează din imaginație și indică persoana sau departamentul care poate răspunde. Întrebarea intră în lista de goluri de documentație.
Poate un angajat să vadă documente la care nu are acces?
Nu ar trebui. Configurăm asistentul să respecte permisiunile din sursele existente și testăm asta cu conturi de roluri diferite înainte de lansare.
Cum rămâne asistentul la zi când se schimbă o procedură?
Sursele se resincronizează periodic, iar documentele retrase sunt eliminate. Proprietarul fiecărui document rămâne responsabil de versiunea oficială.
Unde sunt stocate întrebările angajaților?
Stabilim împreună retenția și cine are acces la jurnale. Putem anonimiza întrebările folosite pentru îmbunătățire și putem alege furnizori cu prelucrare în UE.
Prin ce diferă de un sistem RAG sau de o bază de cunoștințe enterprise?
Asistentul este produsul pe care îl folosesc angajații, în Teams, Slack sau pe intranet. Un sistem RAG este tehnica prin care asistentul caută în documente înainte să răspundă, iar o bază de cunoștințe enterprise este infrastructura care ține sursele, versiunile și permisiunile în ordine la nivelul întregii companii.
Nu găsești răspunsul? Scrie-ne și îți răspundem direct.
Vrei ca procedurile să răspundă singure la întrebări?
Spune-ne unde sunt documentele interne și ce întrebări primesc cel mai des HR și IT. Îți propunem un pilot pe un singur departament.
Soluții conexe
- Baze de cunoștințe enterpriseInfrastructura care ține cunoașterea firmei în ordine: surse inventariate, permisiuni, actualizare și responsabili pentru fiecare domeniu.
- Sisteme RAGAsistenți care caută în sursele configurate înainte să răspundă și arată de unde provine fiecare informație.
- Asistenți AI personalizațiAsistenți construiți pentru un rol anume — ofertare, juridic intern, suport tehnic — cu tonul, regulile și sursele acelui rol.